Наш эксперт Айрат Ахметов, руководитель юридического отдела консалтинговой компании «Центр бизнес-услуг», поделился с нами тонкостями оформления удаленных сотрудников.

По закону, дистанционная работа — это выполнение поручений и обязанностей, обозначенных трудовым договором, вне места нахождения офиса работодателя или его подразделения.

Такая работа должна находиться под прямым или косвенным контролем работодателям. Также закон оговаривает, что коммуникации между работодателем и сотрудником могу происходить посредством Интернета или любых других сетей.

Кто такие дистанционные сотрудники? Здесь все просто: это работники, заключившие договор о дистанционной работе.

Трудовой договор можно заключить удаленно, путем обмена электронными документами. Точно так же можно обмениваться другими локальными нормативными актами, распоряжениями, приказами и тд.

Однако необходимо учитывать один существенный момент. Для того, чтобы стороны могли осуществлять обмен электронными документами, они обязаны использовать при этом свои усиленные квалифицированные электронные подписи. Если их нет, взаимодействие в части документооборота должно происходить в общем порядке, как для обычных работников.

Также, в ряде случаев ТК РФ требует, помимо электронного документа, дополнительно направлять и его бумажный вариант. Например, при заключении трудового договора путем обмена электронными документами, работодатель обязан в течение 3-х дней направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр данного трудового договора на бумаге.

При увольнении работника, если приказ об это направлялся в форме электронного документа, работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением копию указанного приказа на бумажном носителе.

Для оплаты больничных, получения пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком дистанционный работник обязан направить работодателю оригиналы необходимых документов по почте заказным письмом с уведомлением.

В трудовом договоре о дистанционной работе можно не указывать фактическое местонахождение работы. Достаточно указания на то, что выполняемая работа является дистанционной. При этом выполнение работником дистанционной работы вне местонахождения работодателя не приводит к созданию обособленного подразделения. В качестве места заключения трудового договора указывается место нахождения работодателя.

Рабочий график также можно не указывать, поскольку по общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Если для работодателя важно, чтобы работник выполнял работу в определенное время, соответствующее условие можно включить в трудовой договор. Порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе прописывается в трудовом договоре.

В трудовом договоре о дистанционной работе можно предусмотреть обязанность работника использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем. Порядок и сроки обеспечения работника указанным оборудованием и средствами также прописывается в трудовом договоре.

Если же работник будет использовать свое оборудование и средства, в трудовом договоре прописывается размер, порядок и сроки выплаты компенсации за их использование.

По соглашению работника и работодателя, сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые, трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. Если такого соглашения нет, работник обязан предоставить работодателю свою трудовую книжку лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) самостоятельно.