Удаленные сотрудники: инструкция по применению

Тренды

Удаленная работа – мечта почти каждого сотрудника. Сиди на пляже или в парке и работай. Что сложного?
Но работодатели не спешат полностью отказываться от офисов и переводить всю работу на удаленное сотрудничество.

Мы попытались понять, какие риски несет удаленное сотрудничество и как настроить его максимально эффективно.

3 причины работать удаленно:

1. Возможность самостоятельно организовывать свое время
2. Нет необходимости тратить время на дорогу
3. Комфортное рабочее место

3 причины нанять удаленного сотрудника:

1. Сокращение затрат на аренду помещения
2. Возможность расширить штат сотрудников, не переезжая в больший офис
3. Нет ограничений по приему на работу сотрудников из других регионов

Чтобы построить работу с удаленными сотрудниками максимально эффективно, нужно:

1. Определить стратегию развития компании

При переходе к удаленному сотрудничеству необходимо:

определить количество дистанционных сотрудников;
уровень их компетенции;
системы оценки их работы;
создать рабочую виртуальную среду;
разработать стандарты корпоративной безопасности с учетом дистанционной работы;
рассчитать экономические затраты на вышеперечисленные пункты, чтобы оценить экономическую выгоду от удаленного сотрудничества.

2. Нанять ответственного профессионала

Это должен быть не только профессионал своего дела, но и высокоорганизованный человек. Поэтому на основе нашего опыта мы выстроили несколько определяющих критериев отбора таких сотрудников.

4 правила Виктории Заборской

1. Дисциплинированность, которую мы пытаемся проверить различными способами, в том числе по среднему баллу в университете или школе. Хорошисты, по нашему наблюдению, наиболее дисциплинированные и ответственные. О дисциплинированности также говорит своевременный выход на связь для собеседования.

2. Четкое видение своих возможностей и представлений о том, сколько времени кандидат может уделять сосредоточенной работе, например, из цветущего парка на берегу реки. Подчас люди рассчитывают, что могут работать чуть ли не сутками, не учитывая время на сон, приемы пищи и различные домашние дела, которые их обязательно отвлекут. Прагматичные соискатели учитывают такие нюансы и обычно на основе предыдущего опыта удаленной работы честно говорят, что у них получается работать часов 30-40 в неделю.

3. Сообразительность и самостоятельность. Человек, работающий удаленно, большинство решений принимает самостоятельно, т.к. у него меньше возможностей быстро спросить коллегу, ведь он в другом городе или даже в другом часовом поясе. Поэтому ему нужна самостоятельность и сообразительность, чтобы разобраться в вопросе/проблеме самому, а не ждать помощи от других. Эти критерии мы проверяем задачами, которые можно решить, только поискав информацию в интернете или прикинув часть значений на свое усмотрение.

4. Принятие контроля со стороны работодателя или четкого KPI. Быть уверенным в эффективности удаленного сотрудничества трудно из-за отсутствия постоянного контакта и возможности увидеть процесс работы. Работодатель может оценить только результат. Поэтому появляется необходимость отслеживать время выполнения работы и выставлять четкие критерии.

При подборе сотрудников на «удаленку» мы анализируем следующее:

выявляем мотивацию кандидатов и степень заинтересованности подобным форматом работы с помощью кейс-интервью
оцениваем аналогичный опыт работы и результаты
определяем уровень компетенций «Инициатива в работе», «Ориентация на достижение», «Сотрудничество и работа в команде»

Татьяна Курантова,
Операционный директор
кадрового агенства
Penny Lane Personnel

3. Определить четкие условия сотрудничества

Надо понимать какие риски могут быть при работе с удаленными сотрудниками и минимизировать их.

Отложенная реакция и замедление рабочих процессов

Сотруднику нужно обсудить задачу, а у его коллеги волна дел. Потом ситуация меняется – и работа стопорится. Такие противофазы могут случаться, особенно если специалисты работают в разных часовых поясах. Чтобы решить проблему, мы проследили, чтобы рабочее время коллег из разных регионов пересекалось как минимум на 4 часа. Обязанность сотрудников быть на связи строго регламентирована.

Проблемы с дисциплиной

Человек, который работает вне офиса, чувствует себя спокойно, даже вольно. И в реальном времени убедиться, что он не злоупотребляет этой свободой, сложно. Поэтому дисциплину и соблюдение рабочего регламента нужно обговорить с самого начала. Поддерживать рабочий настрой помогает мониторинг с помощью специальных технологий: в «СёрчИнформ» мы используем собственную программу учета рабочего времени. Она анализирует, какое количество времени люди работают продуктивно, и сколько – отвлекаются на личные дела. Их активность прозрачна для руководства – и это хорошая мотивация для сотрудников.

Инциденты с информационной безопасностью

Люди могут присваивать или продавать информацию компании, идти на сговор с конкурентами. И обнаружить мошенничество, когда оно происходит за пределами корпоративной сети, очень сложно. В «СёрчИнформ» этот риск закрывает собственная DLP – система от утечек конфиденциальных данных. Программа постоянно анализирует действия удаленных сотрудников и, если видит нарушение, сообщает об этом.

Кирилл Медведев,
HR-директор «СёрчИнформ»

50% удаленных сотрудников в отделе разработки

Руководитель проекта Staya

Оптимальным решением сейчас для нас является еженедельная встреча в офисе, на которую собирается максимально возможное количество сотрудников, а остальные подключаются с помощью современных технологий. Такой подход помогает найти общее решение текущих проблем за меньший отрезок времени, а также способствует совместному обсуждению дальнейших планов и возможностей.

Отслеживать работу коллег помогает наша собственная система управления проектом Cerebro. Часть паролей при этом не предоставляется удаленным сотрудникам. При разумном подходе и хорошей организации, удаленная работа — удобная для всех альтернатива работе в офисе.

Нужно найти правильный подход к таким людям, чтобы с ними можно очень продуктивно работать над самыми сложными проектами. Здесь руководителю отводится роль менеджера-коммуникатора. Очень важно правильно построить работу, сразу договорится о сроках и оплате. Мы пользуемся системой Канбан и ведем свои проекты в сервисе Trello. Работа каждого участника проекта оплачивается сдельно. Обычный оклад дает возможность "отсидеться", а так можно минимизировать промежуточный контроль, опираясь только на результаты работы.

Юлия Петрушина,
Руководитель 40cats

100% удаленных сотрудников

Алена Грачева,
Генеральный директор агентства «Клиентомания»

100% удаленных сотрудников

Для контроля работы над проектами я поставила четкие KPI – что и в какой срок должна сделать команда, чтобы получить премию (и не получить штраф). Это позволило мне полностью избавиться от микроконтроля и начать обоснованно доверять команде, а сотрудникам дало возможность не согласовывать свой график со мной

4. Обеспечить нужными инструментами и контактами

Для полноценной и безопасной работы удаленного сотрудника придется предоставить необходимое программное обеспечение и дать доступ ко всей необходимой информации.

Для работы можно использовать:
- проектные трекеры (Сerebro и/или CRM системы)
- почта чаты (Telegram и другие месенджеры)
- Facebook Work или Yamer
- различные сервисы для вебинаров (WebEx, Gotomeeting и другие)
- облачные сервисы для совместной работы (Google Docs, яндекс.диск)
- программы удаленной работы (TeamViewer и другие)

Так же надо обучить сотрудника и познакомить с коллегами.

Алена Грачева,
Генеральный директор агентства «Клиентомания»

100% удаленных сотрудников

В нашем агентстве все члены команды работают удаленно (в том числе и я). Для постановки задач и работы над проектами активно используем Skype, Dropbox, Google Docs. У различных групп сотрудников (координаторы проектов, редакторы проверок тайных покупателей) есть свои чаты в WhatsApp, где они оперативно обсуждают текущие вопросы друг с другом. Так мы работаем с момента основания агентства, и я не вижу смысла в нашем случае переводить сотрудников на работу в офис.

5. Приобщить к корпоративной культуре

В компании должны быть ресурсы и желание вкладываться в персонал, который работает за пределами офиса, находить то, что может объединять команду, а также не забывать о персональном внимании к каждому сотруднику. Удаленные сотрудники не должны чувствовать себя обделенными вниманием, поэтому очень важно вовлекать их в жизнь компании. В Yota существует закрытая группа во «ВКонтакте», где все сотрудники могут обсудить внутрикорпоративные вопросы, высказать личные пожелания по рабочим процессам, а также узнать последние новости. Кроме того, все сотрудники встречаются на крупных корпоративных мероприятиях.

Вероника Еликова,
HR-директор Yota

16% удаленных сотрудников

Профессии, подходящие для удаленной работы

Моя профессия подразумевает работу каждый день – пользователи выходят в социальные сети в любое время суток и в любой день недели. Специалисты из сферы SMM не могут себе позволить пятидневную рабочую неделю с 9 до 18 и перерывом на обед. Наша работа требует присутствия в идеале 24/7. Для эффективности работы просто необходимы удаленные сотрудники.

Мой двухлетний опыт работы дистанционно также говорит о том, что такой формат работы точно подойдет многим из сферы IT. Главное – создать удобные условия коммуникаций команды и четко выполнять контроль над сотрудником.

Маша Елисеева,
Руководитель SMM отдела AGM group

60% удаленных сотрудников

Виктория Заборская,
Основатель сервиса Staya

56% удаленных сотрудников

У нас в компании много сотрудников, работающих удаленно как полный рабочий день, так и проектно. Среди них копирайтеры, программисты, бухгалтер, контент-менеджеры, дизайнеры и даже иногда я.

В основном удаленно у нас работают представители отдела сервисного обслуживания, которые осуществляют клиентскую поддержку.
В связи с этим, у них существует свой сменный график, который не подстраивается под графики остальных сотрудников. В этом нет необходимости.

Вероника Еликова,
HR-директор Yota

16% удаленных сотрудников

Кирилл Медведев,
HR-директор «СёрчИнформ»

50% удаленных сотрудников

Мы разрабатываем программы для защиты информации, и 50% разработчиков находятся на «удаленке» в разных часовых поясах.

Для работы удаленно подходят много профессий, особенно профессии связанные с интернетом и программированием. Но удаленный сотрудник не должен оставаться обособленным, он должен быть интегрирован в существующую рабочую среду и приносить четко обозначенную полезность для компании. Поэтому либо за его работой должен быть контроль, либо его зарплата должна напрямую зависеть от результата его труда.
Также не надо забывать мотивировать удаленных сотрудников и приобщать их к корпоративным ценностям и целям.

Чтобы понять, насколько компании выгодно нанимать удаленных сотрудников, нужно определить преимущества и оценить возможности предоставления всех необходимых для этого условий со стороны работодателя.

Чтобы понять, насколько вам подходит работа удаленно, нужно взвесить все плюсы и минусы и трезво оценить свои навыки самоорганизации.

Автор статьи

Виктория Заборская

Руководитель проекта Staya.vc

Phone: +7 499 110 34 82 доб 17
E-mail: hello@staya.vc

Подписывайтесь на email-рассылку
Получайте интересные статьи, полезные советы и приглашения на вебинары